Fee Challans & Collection

Transcript

What the video says, line by line. Click a time to open the video at that moment.

1. 0:00 In this chapter we will learn to generate and print monthly fee challans, collect fee, view the defaulters list, and use the offline counter when there is no internet. اس باب میں ہم ماہانہ فیس چالان بنانا اور پرنٹ کرنا، فیس وصول کرنا، ڈیفالٹرز کی فہرست دیکھنا، اور انٹرنیٹ نہ ہونے پر آف لائن کاؤنٹر استعمال کرنا سیکھیں گے۔
2. 0:12 At the start of each month, open Generate Challans. Choose the session, billing month, challan date and due date. ہر مہینے کے آغاز پر جنریٹ چالانز کھولیں۔ سیشن، بلنگ کا مہینہ، چالان کی تاریخ اور ادائیگی کی آخری تاریخ منتخب کریں۔
3. 0:22 Then choose the fees to include in this challan, such as monthly tuition fee, computer lab fee and transport fee. پھر وہ فیسیں منتخب کریں جو اس چالان میں شامل ہونی ہیں، جیسے ماہانہ ٹیوشن فیس، کمپیوٹر لیب فیس اور ٹرانسپورٹ فیس۔
4. 0:32 In Scope, decide whether to make challans for the whole school, or for one class, section or family. The list of selected students appears below. اسکوپ میں طے کریں کہ چالان پورے اسکول کے بنانے ہیں، یا کسی ایک کلاس، سیکشن یا فیملی کے۔ نیچے منتخب طلبہ کی فہرست آ جاتی ہے۔
5. 0:42 Click Generate and all challans are created, with sibling discounts and scholarships applied automatically. جنریٹ پر کلک کرتے ہی تمام چالان بن جاتے ہیں، اور بہن بھائیوں کی رعایت اور اسکالرشپ خود بخود لاگو ہو جاتی ہیں۔
6. 0:51 In Print Challans, choose the class, section and month to print the whole class's challans at once, to send home to parents with the children. پرنٹ چالانز میں کلاس، سیکشن اور مہینہ منتخب کر کے پوری کلاس کے چالان ایک ساتھ پرنٹ کریں، جو بچوں کے ذریعے والدین کو بھیجے جاتے ہیں۔
7. 1:02 The fastest way to collect fee is Quick Collect. Type the challan number, student name, admission number, father's name or mobile number and click Find and Collect. فیس وصول کرنے کا سب سے تیز طریقہ کوئیک کلیکٹ ہے۔ چالان نمبر، طالب علم کا نام، داخلہ نمبر، والد کا نام یا موبائل نمبر لکھ کر فائنڈ اینڈ کلیکٹ پر کلک کریں۔
8. 1:15 You can also scan the barcode printed on the challan with a scanner to open the challan straight away. چالان پر چھپا ہوا بارکوڈ اسکینر سے اسکین کر کے بھی چالان فوراً کھولا جا سکتا ہے۔
9. 1:22 Below is the list of all challans. Use the status buttons to see only unpaid, partly paid or paid challans, and filter by class, section or month. نیچے تمام چالانوں کی فہرست ہے۔ اسٹیٹس کے بٹنوں سے صرف غیر ادا شدہ، جزوی ادا شدہ یا ادا شدہ چالان دیکھیں، اور کلاس، سیکشن یا مہینے کے لحاظ سے فلٹر لگائیں۔
10. 1:35 Open a challan to see each fee's amount, discount, paid amount and balance separately. کسی چالان کو کھولیں تو ہر فیس کی رقم، رعایت، ادا شدہ رقم اور بقایا الگ الگ نظر آتا ہے۔
11. 1:43 If a fee needs to be reduced, use the Adjust button: write the reason and lower the amount. The change is kept in the record. اگر کسی فیس میں کمی کرنی ہو تو ایڈجسٹ کے بٹن سے وجہ لکھ کر رقم کم کی جا سکتی ہے، اور یہ تبدیلی ریکارڈ میں محفوظ رہتی ہے۔
12. 1:53 To collect fee, choose in the Collect Payment box whether the full amount is being paid, only the tuition fee, or only the transport fee. فیس وصول کرنے کے لیے کلیکٹ پیمنٹ کے خانے میں منتخب کریں کہ پوری رقم ادا ہو رہی ہے، صرف ٹیوشن فیس، یا صرف ٹرانسپورٹ فیس۔
13. 2:02 Then choose the amount, date and payment method and click Record Payment. The amount received is recorded in Accounts automatically. پھر رقم، تاریخ اور ادائیگی کا طریقہ منتخب کر کے ریکارڈ پیمنٹ پر کلک کریں۔ وصول شدہ رقم خود بخود اکاؤنٹس میں درج ہو جاتی ہے۔
14. 2:14 With the Print and Thermal buttons at the top, the challan can be printed on a normal printer or a thermal receipt printer. اوپر دیے گئے پرنٹ اور تھرمل کے بٹنوں سے چالان عام پرنٹر یا رسید والے تھرمل پرنٹر پر نکالا جا سکتا ہے۔
15. 2:21 SMS Reminder sends parents a fee reminder message. ایس ایم ایس ریمائنڈر سے والدین کو فیس کی یاد دہانی کا پیغام بھیجا جاتا ہے۔
16. 2:28 The Defaulters page lists every student with fee outstanding, with the father's contact number and the amount due. The Collect button next to each name collects the fee straight away. ڈیفالٹرز کے صفحے پر ان تمام طلبہ کی فہرست ہے جن کی فیس باقی ہے، والد کے رابطہ نمبر اور بقایا رقم کے ساتھ۔ ہر نام کے سامنے کلیکٹ کے بٹن سے فوراً فیس وصول کی جا سکتی ہے۔
17. 2:43 The list can be exported as PDF or Excel or printed, and the Send SMS button sends a reminder to all defaulters' parents at once. یہ فہرست پی ڈی ایف، ایکسل یا پرنٹ کی صورت میں نکالی جا سکتی ہے، اور سینڈ ایس ایم ایس کے بٹن سے تمام ڈیفالٹرز کے والدین کو ایک ساتھ یاد دہانی بھیجی جا سکتی ہے۔
18. 2:55 Month-wise Defaulters shows, at a glance, how many months each student owes and the total amount due. منتھ وائز ڈیفالٹرز میں ہر طالب علم کے بقایا مہینوں کی تعداد اور مجموعی بقایا رقم ایک نظر میں سامنے آ جاتی ہے۔
19. 3:05 Transport Fee Status shows, route by route, which students have paid their transport fee and which still owe. ٹرانسپورٹ فیس اسٹیٹس میں روٹ کے لحاظ سے دیکھا جا سکتا ہے کہ کس طالب علم کی ٹرانسپورٹ فیس ادا ہو چکی ہے اور کس کی باقی ہے۔
20. 3:15 If there is no internet on a given day, use the Offline Fee Counter. اگر کسی دن انٹرنیٹ دستیاب نہ ہو تو آف لائن فیس کاؤنٹر استعمال کریں۔
21. 3:21 In the morning, download the day's file and take it to the counter computer; in the evening, upload the collections file back here. All payments are recorded in the system automatically. صبح دن کی فائل ڈاؤن لوڈ کر کے کاؤنٹر کے کمپیوٹر پر لے جائیں، اور شام کو وصولیوں کی فائل یہاں واپس اپ لوڈ کریں۔ تمام ادائیگیاں خود بخود سسٹم میں درج ہو جاتی ہیں۔
22. 3:34 If the school is linked with MCB Bank, parents can pay the fee through the bank's mobile app, an ATM or a branch. اگر اسکول ایم سی بی بینک کے ساتھ منسلک ہو تو والدین بینک کی موبائل ایپ، اے ٹی ایم یا برانچ سے فیس جمع کرا سکتے ہیں۔
23. 3:43 As soon as payment is made, the challan is marked paid automatically. The setup for this and the record of every transaction are on this page. ادائیگی ہوتے ہی چالان خود بخود ادا شدہ ہو جاتا ہے۔ اس سہولت کی ترتیب اور ہر لین دین کا ریکارڈ اس صفحے پر موجود ہے۔
24. 3:53 In this chapter we learned to generate and print challans, collect fee, use the defaulters lists, the offline counter and bank payments. اس باب میں ہم نے چالان بنانا، پرنٹ کرنا، فیس وصول کرنا، ڈیفالٹرز، آف لائن کاؤنٹر اور بینک کے ذریعے ادائیگی کا طریقہ سیکھا۔
25. 4:02 In the next chapter we will look at the accounts system: accounts, recording income and expenses, and financial reports. اگلے باب میں ہم اکاؤنٹس کا نظام دیکھیں گے: کھاتے، آمدنی اور اخراجات کا اندراج، اور مالی رپورٹس۔
26. 4:10 For any help, contact IT Artificer: 03339180212 — thank you! کسی بھی مدد کے لیے IT Artificer سے رابطہ کریں: 03339180212 — شکریہ!